Jawaban:

Adapun asas-asas pengarsipan sebagai berikut ini:

   Asas Sentralisasi

Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Semua surat-surat yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.

Keuntungan Asas Sentralisasi:

   Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

   Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

   Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

   Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kerugian Asas sentralisasi:

   Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.

   Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.

   Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

   Asas Desentralisasi

Desentralisasi berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Desentralisasi cocok untuk organisasi besar dengan ruangan yang terpisah.

Keuntungan asas desentralisasi:

   Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.

   Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.

   Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kerugian asas desentralisasi:

   Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

   Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

   Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

   Asas Kombinasi Sentralisasi-Desentralisasi

Kombinasi berarti semua arsip yang masih aktif atau masih bisa dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang di pergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip.