1. Penulisan Nomor Urut

Nomor urut diisi angka (value), tanpa tanda titik, yakni berupa angka 1 sampai sekian sesuai jumlah PNS pada instansi bersangkutan.

2. Penulisan Nama

a) Diisi nama lengkap disertai gelar yang dimiliki;

b) Setelah inisial gelar di depan nama, diberi tanda titik (.) dan 1 spasi. Contoh : Drs. Mardiman.

c) Antara gelar satu dengan yang lainnya, diberi jarak 1 spasi. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Mardiman

d) Inisial gelar di belakang nama, setelah huruf di akhir nama, diberikan tanda koma (,) dan juga 1 spasi, kemudian inisial gelar. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Mardiman, M.Si.

e) Singkatan nama di depan atau di belakang nama utama, diberi tanda titik dan 1 spasi (tanpa tanda koma). Contoh : Mardiman W

f) Nama singkatan dengan 2 atau lebih huruf besar atau gabungan huruf besar dan kecil, maka cukup diberi 1 tanda titik saja setelah huruf terakhir. Contoh : Mardiman W P.

g) Nama dengan singkatan yang diikuti inisial gelar, setelah tanda titik diberi tanda koma, 1 spasi, lalu ditulis inisial gelar. Contoh : Mardiman W P., M.Pd.

3. Penulisan NIP

Diisi dengan NIP yang terdiri dari 9 digit angka.

Ditulis tanpa tanda titik (.)

Ditulis tanpa Spasi

4. Penulisan Golongan / Ruang pangkat terakhir

Itulis Tanpa Spasi dan Tanpa Tanda Titik (.)

Ditulis Sesuai dengan SK Kenpa yang terakhir

5. Penulisan TMT Kenpa

Terhitung Mulai Tanggal (TMT), Kenaikan Pangkat terakhir

Ditulis sesuai dengan SK Kenpa terakhir

Format input data : dd-mm-yyyy

Baca juga: Membuat Panggilan Telepon

6. Penulisan Nama Jabatan

Ditulis sesuai NOMENKLATUR atau Struktur Organisasi instansi bersangkutan.

Apabila terlalu panjang, maka nama jabatan disingkat dengan bentuk baku atau yang umum/ sering digunakan, Contohnya : Ka. Dinas; Ka. Badan; Wk. Ka; Karo; Kasubdin; Kabag; Kabid; Kasubbid; Set. ; Sek. ; Dir. ; WK. Dir. ; Kasubbag; Kasubbid; Kasi; Ka. UPTD;

Apabila ada Nama Jabatan Struktural Eselon IV (di bawah Eselon III) dalam satu instansi yang sama, maka Nama Jabatan harus dilengkapi dengan Jabatan Struktural Eselon III nya. Misalnya: Kasubbid

Istilah Staf untuk PNS yang tidak memiliki Jabatan Struktural, tidak perlu digunakan. Seperti: Juru Ketik; Caraka; Sopir/Pengemudi

Gunakan istilah Pelaksana atau Peng-administrasi untuk PNS yang tidak memiliki Jabatan Struktural. Contoh: Pelaksana Administrasi Kepegawaian; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan.

Setelah Nama Jabatan Pelaksana ... atau Pengadministrasi ..., maka sebaiknya dilengkapi dengan nama Jabatan Struktural tempat PNS tersebut bertugas. Seperti misalnya: Pelaksana Administrasi Kepegawaian Subbag Umum; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat Subbag Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan Subbag Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan Seksi Jalan dan Jembatan.

7. Penulisan Eselon

Ditulis tanpa Spasi, antara Tanda Titik Tengah

Ditulis tanpa titik, setelah karakter terakhir

8. Penulisan TMT Eselon

Terhitung Mulai Tanggal (TMT) Pelantikan pada Eselon yang bersangkutan.