Jawaban:

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, pegawai tentunya tidak terlepas dari penggunaan kertas atau berkas fisik. Apabila berkas tersebut tidak diorganisir dengan baik, maka berkas tersebut akan menumpuk dan tidak teratur di meja kerja. Hal ini tentunya akan mengganggu produktivitas dan kenyamanan kerja pegawai. Menjaga kebersihan dan kerapian meja kerja secara berkelanjutan menjadi salah satu cara sederhana yang dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Selain untuk meningkatkan produktivitas kerja, meja yang bersih dan rapi akan mendukung langkah pengamanan data dan informasi instansi. Dalam hal ini, dikenal dengan istilah clean desk policy. Clean desk policy adalah langkah pengamanan data dan informasi dengan menyimpan seluruh informasi yang bersifat sensitif dan rahasia dengan baik. Tidak meninggalkan berkas penting di atas meja saat pegawai sudah pulang atau saat sedang istirahat. Seluruh berkas yang dianggap penting dapat disimpan dalam laci dan ditutup dengan rapat.

Berkas aktif yang masih digunakan dan tidak tertata di atas meja sering kali menjadi penyebab meja kerja menjadi tidak nyaman. Selain enam hal di atas, pegawai juga dapat melakukan beberapa hal agar meja kerjanya lebih tertata. Dengan mengorganisir berkas aktif ke dalam beberapa map yang diberi label berdasarkan sifatnya (biasa, segera, sangat segera) dan berdasarkan keamanannya. Menyusun to do list juga perlu dilakukan agar tidak ada pekerjaan yang tertinggal. Selain itu, berkas yang sudah selesai digunakan (inaktif) juga sebaiknya segera disimpan di lemari atau rak berkas masing-masing pegawai, untuk berkas yang tidak lagi digunakan, sebaiknya langsung dihancurkan.

Apabila sudah selesai bekerja, pastikan semua barang yang terdapat di atas meja kerja dikembalikan pada tempatnya. Sehingga keesokan harinya pegawai dapat segera melakukan pekerjaan di pagi hari, agar tidak perlu merapikan meja kerja terlebih dahulu. Yang perlu diingat, masing-masing pegawai bertanggung jawab atas keamanan dan kerahasiaan atas berkas-berkas yang dikerjakan.