Penjelasan:

Prosedur Penanganan Surat Masuk

sebuah.

a. Penerimaan

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor.

b. Penyortiran surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju.

c. Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan degan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas, biasa, penting atau rahasia.

d. Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.

e. Penyampaian

Jika pimpinan telah menuliskan instruksinya dilembar disposisi, maka surat tersebut berikut disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis pada lembar disposisi.

f. penyimpanan surat

Jika surat telah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan pada tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu.

Prosedur Penanganan Surat keluar

Dalam pegangan surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

sebuah.

a. Pembuatan konsep surat

Disusun sesuai dengan bentuk surat yang benar atau yang mencerminkan pimpinan seperti:

1) Penetapan konsep tujuan

2) Menyediakan informasi pelengkap yang dibutuhkan

3) Mengetahui calon penerima surat

b. persetujuan konsep

Setealah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetel oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menerima surat.

c. Pemberian nomor surat

Konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat, salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan atau pemberian nomor surat jelas, sederhana, dan Mudah. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode tertentu.

d. Pengetikan konsep

Setelah surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini akan dilakukan biasanya akan dilakukan hal-hal berikut:

1) Diteliti apakah semua persyaratan telah lengkap

2) Dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan

3) Memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting terlebih dahulu, dilihat dari segi waktu.

e. Penandatanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan. Surat tersebut siap untuk ditandatangani

f. Pemberian cap stempel organisasi

Langkah berikunya adalah diberikan cap stempel organisasi yaitu disebelah kiri atas tanda tangan dan mengenai sedikit tanda tangan yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

g. Pencatatan surat keluar

Langkah berikunya adalah pencatatan pada buku agenda surat keluar yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, tanggal, nomor surat, lampiran, asal surat dan keterangan.

semoga membantu