Berikut adalah langkah-langkah untuk menulis surat instruksi:

1. Tentukan tujuan surat instruksi Anda. Apakah Anda ingin memberi instruksi kepada karyawan tentang tugas tertentu atau memberi petunjuk tentang proses atau kebijakan tertentu?

2. Tentukan format surat instruksi. Surat instruksi harus memiliki format yang jelas dan terstruktur sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Format yang umum digunakan adalah surat bisnis, yang terdiri dari bagian pengantar, badan surat, dan penutup.

3. Tulis pengantar. Pengantar harus memberikan informasi tentang siapa yang mengeluarkan surat instruksi, siapa yang dituju, dan tujuan dari surat instruksi tersebut.

4. Tulis badan surat. Badan surat harus berisi instruksi atau petunjuk yang jelas dan terperinci. Pastikan untuk menyajikan informasi dengan urutan logis dan mudah dipahami oleh pembaca.

5. Sertakan contoh atau ilustrasi jika diperlukan. Jika instruksi yang diberikan memerlukan contoh atau ilustrasi, sertakan dengan jelas dan terperinci.

6. Buat daftar langkah atau poin. Jika instruksi yang diberikan memerlukan daftar langkah atau poin, buat daftar yang jelas dan terstruktur sehingga mudah diikuti oleh pembaca.

7. Jelaskan konsekuensi dari tidak mengikuti instruksi. Jika ada konsekuensi yang akan terjadi jika instruksi tidak diikuti, jelaskan dengan jelas dan terperinci.

8. Berikan penutup. Penutup harus berisi informasi tentang cara menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau masalah yang muncul setelah menerima surat instruksi.

9. Periksa dan edit surat instruksi Anda. Pastikan untuk memeriksa dan mengedit surat instruksi Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kekeliruan yang bisa membuat pembaca bingung atau mengacaukan instruksi.

10. Kirimkan surat instruksi kepada penerima yang dituju. Pastikan untuk mengirimkan surat instruksi kepada penerima yang dituju dengan cara yang tepat, seperti melalui surat, email, atau pesan teks.