Penentuan sistem informasi kearsipan dinamis berada pada tingkatan perencanaan atau planning. Pada tahap ini, dilakukan analisis terhadap kebutuhan organisasi dalam mengelola arsip dan dokumen, serta menentukan strategi dan teknologi yang akan digunakan untuk membangun sistem informasi kearsipan dinamis yang sesuai dengan kebutuhan tersebut. Tujuan dari penentuan sistem informasi kearsipan dinamis adalah untuk memudahkan pengelolaan arsip dan dokumen dalam organisasi sehingga dapat diakses dengan cepat, mudah dikelola, serta meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan data. Selain itu, dengan menggunakan sistem informasi kearsipan dinamis, organisasi dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan dalam melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan dokumen dan arsip.