Pertama-tama yang harus dilakukan adalah memeriksa apakah ada aturan Korespondensi Bisnis tertentu tentang pendelegasian wewenang jabatan dan tanggung jawab dalam menandatangani surat atau dokumen tertentu.

Penjelasan:

Berikut mekanisme kemungkinan-kemungkinan apa saja atas pendelegasian wewenang tersebut:

1.Ada mekanisme aturan tertulis di perusahaan perihal wewenang pendelegasian penandatanganan suatu surat atau dokumen. Mekanisme pendelegasian wewenang tertulis ini dapat berupa aturan tertulis di dalam masing-masing deskripsi pekerjaan (job description) yang menyebutkan selama sesuai dengan hirarki struktur organisasi.

2.Apabila tidak ada aturan tertulis, maka bisa dilakukan dengan instruksi tertulis yang dapat diarsip sebagai bukti pendelegasian wewenang selama instruksi tertulis ini jelas menyebutkan nama karyawan yang mendelegasikan dan nama karyawan yang didelegasikan serta tertera jelas secara spesifik tanggal dan waktu instruksi tersebut dibuat. Lebih lanjut, di perusahaan- perusahaan tertentu, mereka memiliki aturan tentang medium apa yang diperbolehkan atau tidak diperbolehkan. Contohnya, perusahaan A tidak memperbolehkan menulis instruksi resmi melalui medium Whatsapp atau media chatting yang lain tapi harus melalui prosedur email resmi yang dapat dilakukan via telepon genggam. Apabila aplikasi Whatsapp atau aplikasi chatting lain diperbolehkan maka dapat dilakukan dengan meng-screenshot instruksi pendelegasian tersebut dan dikirim ke bagian administrasi kantor untuk di arsip sebagai instruksi tertulis resmi yang apabila diperlukan dapat ditunjukkan sebagai bukti resmi.

3.Dalam kegiatan bisnis suatu perusahaan, pendelegasian pekerjaaan tidak boleh menjadi kendala dalam mengambil keputusan karena akan berakibat perusahaan kehilangan prospek bisnis. Hal ini sangat penting terutama dalam menangani hal-hal yang sangat penting dan mendesak. Keterlambatan dalam mengambil keputusan akan terkesan perusahaan tidak profesional.

Pelajari lebih lanjut:

Penjelasan prosedur kegiatan Korespondensi Bisnis yomemimo.com/tugas/18526645

Penjelasan kegiatan Korespondensi Internal dan Eksternal perusahaan yomemimo.com/tugas/18533289

#BelajarBersamaBrainly