Jawaban:

Kearsipan atau filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur, mulai dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan suatu dokumen menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Saat dibutuhkan, suatu arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan atau filling system memegang peranan penting dalam efektifitas kegiatan dalam sebuah perusahaan atau suatu organisasi. Yakni sebagai sumber informasi dan sebagai sumber referensi bagi suatu perusahaan organisasi. Mengingat arti pentingnya kearsipan atau filling system, pemerintah Indonesia bahkan menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini dapat terlihat dengan adanya peraturan dan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP

Sistem penyimpanan arsip yang baik bertujuan untuk:

Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.

Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.

Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.

Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.

Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan

PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

Berikut ini peralatan yang dibutuhkan untuk membuat penyimpanan arsip lebih efektif:

Map Arsip/ Folder – yaitu lipatan yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpanan arsip atau surat-surat. Map arsip dibagi menjadi beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

Stopmap folio (map berdaun)

Snelhechter (map berpenjepit)

Brief Ordner (map besar berpenjepit)

Portapel (map bertali)

Hanging Folder (map gantung)

Sekat Petunjuk/ Guide – yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

Lemari arsip atau Filing Cabinet – Lemari arsip merupakan sebuah lemari besi khusus yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting sebuah organisasi atau perusahaan, agar terhindar dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi seperti pencurian, kebakaran, serangga, dll. lemari arsip ada juga yang terbuat dari bahan logam, besi atau kayu. Gunakan lemari arsip besi yang memiliki kuat, aman serta memiliki ketahanan terhadap bahaya kebakaran, pencurian dan pembongkaran sangat disarankan untuk penyimpanan dokumen-dokumen berharga dan confidential. harga lemari arsip atau harga lemari arsip besi tergantung dari bahan dasar pembuatannya dan kualitas lemari arsip itu sendiri.

Rak Arsip

Rak arsip merupakan lemari arsip tanpa pintu, digunakan unutk tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Terdapat rak arsip kayu dan rak arsip besi Arsip-arsip yang akan disimpan di rak file atau rak arsip, terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. rak arsip dikenal juga sebagai rak file atau rak dokumen dan harga rak arsip besi atau harga rak arsip kayu tentu disesuaikan dengan kualitas rak arsip itu sendiri.

Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet

Adalah tempat penyimpanan kartu kendali, kartu indeks dan lain-lain sehingga penyimpanannya terartur dan rapi dan mudah untuk ditemukan kembali.

Tickler File

Kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

Kotak Arsip/ File Box

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat

• Semoga membantu maaf klo salah jangan lupa ikuti aku ya dan jadikan jawababku ya