clip_image002

Untuk mengadakan peralatan kantor, perlu memperhatikan asas-asas pengadaan peralatan. Sebab jika pengadaan perbekalan tidak sesuai dengan kebutuhan akan mengakibatkan pemborosan. Adapun asas-asas tersebut adalah sebagai berikut.

Pekerjaan dan Kegiatan

Tujuan dan pekerjaan yang akan diselesaikan harus dirumuskan dengan jelas dan seksama serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis dan jumlah peralatan dan perabot itu esensial. Dengan demikian penggunaan alat/perlengkapan yang tidak perlu dapat dihindari sehingga tidak terjadi pemborosan.

Suatu analisa yang teliti perlu dilakukan untuk keperluan ini, terutama harus mempunyai pengetahuan tentang apa yang terbaik untuk melaksanakan kegiatan, sehingga dapat dipilih alat/peralatan yang diperlukan sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.

Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat

Tiap organisasi, instansi atau perusahaan, mempunyai situasi dan kondisi yang berbeda-beda. Dengan perbedaan ini sudah barang tentu kebutuhan akan alat dan perabot kantor juga berbeda. Hal ini berarti, suatu jenis peralatan kantor yang tepat atau baik untuk suatu organisasi, belum tentu baik atau tepat untuk keperluan kantor lainnya.

Pemakaian oleh orang lain bukan merupakan alasan yang cukup untuk menerima dan menggunakannya, oleh karena itu, dalam menetapkan pengadaan peralatan dan perabot kantor harus disesuaikan dengan hakekat, situasi dan kondisi masing-masing serta kebutuhan karyawan.

Fleksibilitas Kegunaan dan Biaya

Kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan (pekerjaan), tetapi juga dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan. Dengan demikian akan berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan misalnya: Dengan membeli peralatan yang dapat digunakan untuk beberapa pekerjaan akan lebih murah daripada membeli dua buah peralatan yang digunakan untuk tiap keperluan.

Demikian pula maksud fasilitas disini, mempunyai arti apabila dimasa yang akan datang terjadi perubahan-perubahan dapat diseesuaikan dan masih dapat digunakan.

Nilai Keindahan dan Keseragaman

Bentuk, ukuran dan warna alat-alat dan perabot kantor hendaknya dapat memberi kesan yang baik bagi yang melihat. Nilai keindahan dari suatu kantor sangat dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, sehubungan dengan hal tersebut, keuntungan yang sering diperoleh adalah dari penggunaan nilai keindahan sebagai pertimbangan untuk pengadaan peralatan dan perabot kantor.

Selain nilai keindahan, juga harus diperhatikan keseragaman peralatan tersebut. Karena dengan keseragaman selain dapat menambah keindahan juga dapat menghemat biaya.

Standarisasi

Hal ini menunjukkan kepada pengguna peralatan dan perabot kantor harus dengan ukuran, bentuk, warna, dan buatanya sama diseluruh organisasi. Standarisasi ini akan menguntungkan penggunaan perabot kantor yang sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi yang bersangkutan, dapat menciptakan keseragaman dan efisiensi kantor, serta mengurangi perselisihan di antara pegawai karena perebutan peralatan yang paling bagus.

Kemampuan dan Kelayakan

Penggunaan peralatan dan perabot kantor harus efisien. Kemampuan dari alat-alat perabot harus menjadi pertimbangan dalam pembelian barang-barang tersebut, karena jika kemampuannya kurang maka tidak akan menunjang terhadap pekerjaan kantor, sehingga kurang efisien.

Kemampuan dari peralatan itu dapat diketahui dan ditentukan oleh pengalaman dari pemakai. Oleh karena itu karyawan yang ada harus dipertimbangkan ketika pembelian peralatan kantor. Pertimbangan ini sangat penting, karena unsur manusia (karyawan) menentukan apakan peralatan dan perabotan banyak dipakai atau tidak.

Harga dan Penawaran Modal

Masalah harga selalu merupakan bahan pertimbangan yang penting bagi pimpinan. Harga atau nilai peralatan dan perabotan harus dipertimbangkan dan dibandingkan dengan keuntungan yang diperolah dari pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor kepada para pelanggan.

Dengan kata lain harus dipertimbangkan kemungkinan hasil yang akan diterima dengan yang harus dibayar. Pembelian peralatan yang berdasarkan pertimbangan yang tepat akan mengakibatkan penghematan, sehingga akan mengurangi penanaman modal.