Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda ialah sebagai berikut :

Penerimaan Surat, dalam menerima surat diterima oleh mereka yang biasanya bekerja di front office atau bagian depan kantor. Seperti karyawan yang bekerja sebagai satpam dan resepsionis. Adapun tugas dari penerima surat yaitu mengumpulkan surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat surat, dan menandatangani bukti ekspedisi pengiriman bahwa surat sudah diterima.

Penyortiran Surat, yaitu surat dipisah sesuai dengan alamat dan jenis surat kepentingan yang dituju. Apabila surat yang diterima untuk pribadi, maka surat tersebut dapat diberikan langsung kepada yang dituju, namun apabila surat tersebut merupakan bersifat surat dinas menyangkut lembaga, perusahaan ataupun organisasi, maka surat tersebut langsung diproses lebih lanjut kepada kelembagaan tersebut.

Pencatatan Surat, dilakukan dengan pencatataan tersebut dengan menggunakan buku agenda, dengan cara membuka dan membaca isi surat tersebut guna mengetahui apakah isi surat tersebut merupakan surat rahasia, atau biasa. Apabila surat rahasia, petugas tidak boleh membuka dan membaca surat, terkecuali sudah diizinkan oleh pihak yang bersangkutan. Pencatatan surat ini sangat penting, karena untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dalam kurun waktu tertentu baik dilihat dari setiap harinya, perminggu, bulan, dan tahun. Selain itu juga untuk memudahkan dalam menyimpan surat agar surat lebih mudah ditemukan. Setelah dilakukan pencatatan surat, selanjutnya petugas memberikan stempel agenda sebagai bukti atau tanda bahwa surat sudah dicatat. Selanjutnya petugas yang bersangkutan melimpahkan surat tersebut kepada pimpinan kantor dengan memberikan lampiran lembar disposisi guna mencatat instruksi pimpinan terkait dengan penanganan selanjutnya.

Pengarahan Surat, untuk menentukan pihak siapa saja yang akan memproses surat sesuai dengan permasalahan surat yang diterima. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, sebab pimpinanlah yang bertanggungjawab terhadap penanganan surat. Seorang pemimpin dapat menuliskan catatan instruksinya dalam lembar disposisi dan menuliskan siapa saja yang harus memproses surat selanjutnya.

Penyampaian Surat, setelah dilakukanya pengarahan surat kemudian surat tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pemimpin yang sudah ditulis pada lembar disposisi. Apabila orang yang ditunjuk lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut digandakan sesuai jumlah yang dibutuhkan sehingga setiap orang yang ditunjuk memperoleh salinan suratnya. Saat surat telah diberikan kepada orang ditunjuk, maka yang menerima surat tersebut harus menandatangani bukti penerimaan surat dalam buku ekspedisi intern.

Penyimpanan Surat, apabila prosedur surat yang masuk telah selesai diproses, maka surat asli harus diberikan kepada bagian administrasi untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti contohnya sistem abjad, subjek, wilayah, sistem nomor atau tanggal.

Pembahasan

Pengertian Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan surat masuk merupakan suatu aktivitas pekerjaan dalam pengolahan surat menyurat yang dilakukan secara runtut, tertata dan sistematis dengan mengatur, mengelola pada bagian administrasi dalam sebuah kelembagaan, kantor maupun intansi.