Jawaban:

Prosedur Pencatatan Surat atau Dokumen Masuk dan Keluar

Posted on November 29, 2017

Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut, baik surat yang masuk maupun surat yang keluar.

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang/dari suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikeluarkan suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok.

Sistem pengurusan surat masuk dan surat keluar

Pengurusan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu sebagai berikut :

Sistem buku agenda (sistem tradisional)

Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)

Sistem Takah (Tata naskah) di gunakan di lingkungan TNI

Pengurusan surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda

Pengurusan surat masuk sistem buku agenda

a)Penerimaan surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depat kantor (front office) seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketetapan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat bahwa surat sudah diterima.

b)Penyortiran surat

Setelah surat di terima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Ada dua pola penyortiran pada bagian penerimaan surat, yaitu penyortiran berdasarkan alamat tujuan (untuk bagian apa surat ditujukan), lalu penyortiran jenis surat dilihat dari amplopnya dengan ciri khusus.

c)Pencatatan surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda . pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dengan demikian dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Pencatatan juga memudahkan dalam penyimpanan, sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.

d)Pengarahan surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan masalah surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.

e)Penyampaian surat

Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk, maka penerima harusmenandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :

1) Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

2) Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Penjelasan:

jngn lupa follow aq ya