Menentukan rapat bisnis yang efektif sangat diperlukan agar tujuan materi pembahasan dalam rapat dapat tercapai dengan baik. Agar rapat bisnis menjadi efektif, cara yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Membuat jadwal rapat secara lengkap
2. Memastikan semua peserta rapat dapat hadir tepat waktu
3. Menetapkan durasi rapat
4. Membuka sesi interaktif
5. Menentukan pembagian tugas antar peserta beserta deadlinenya
6. Buat kesimpulan rapat

Pembahasan :

Di jaman sekarang ini, rapat bisnis tidak hanya menjadi agenda dan aktivitas dalam pekerjaan kantor. Seiring dengan semakin pesatnya perkembangan dunia bisnis, siapa saja bisa terlibat dalam sebuah usaha bisnis. Bisnis bisa dijalankan secara individu (sendiri), bersama keluarga, atau teman-teman. Oleh karena itu, rapat bisnis pun tidak selalu terselenggara di lingkungan kerja perkantoran.

Namun demikian, mengingat tujuan setiap bisnis adalah untuk menghasilkan sesuatu yang memberikan keuntungan finansial bagi pihak-pihak yang terlibat didalamnya, maka pelaksanaan rapat bisnis harus terencana dengan baik. Berikut ini penjelasan cara-cara yang bisa dilakukan agar rapat bisnis dapat efektif, seperti yang sudah disebutkan diatas :

1. Membuat jadwal rapat secara lengkap yang berisi tanggal, waktu, tempat, judul rapat serta tujuan yang akan dicapai dalam rapat. Mengenai judul dan tujuan rapat harus dibuat secara jelas, misalnya judul rapat adalah penyampaian presentasi produk baru, sedangkan tujuannya adalah memberikan pemahaman yang benar kepada peserta rapat tentang produk baru beserta cara memasarkannya.
2. Memastikan semua peserta rapat dapat hadir tepat waktu adalah hal yang sering diabaikan padahal sangat penting untuk membuat rapat lebih efisien. Sebab seringkali peserta yang sudah dijadwalkan hadir tiba-tiba terlambat karena ada urusan atau pekerjaan lain, sehingga rapat tidak bisa berjalan sesuai jadwal dan membuat peserta lain menunggu. Hal ini bisa dianggap membuang-buang waktu.
3. Menetapkan durasi rapatharus dilakukan untuk menjagakedisiplinan pesertadalam mengikuti rapat serta menjadi acuan bagipemimpin rapat untuk mengatur berjalannya rapat. Misalnya dalam rapat yang dihadiri oleh 10 peserta, durasi ditetapkan selama 2 jam, dengan memberikan waktu 5 - 7 menit bagi peserta untuk menyampaikan pertanyaan. Dengan demikian, rapat akan berjalan singkat namun tetap padat.
4. Membuka sesi interaktif menjadi agenda terpenting dalam rapat agar bisa mengetahui pemahamanpeserta rapatterhadap setiap pembahasan didalamnya. Cara ini juga untuk menghindari dominasi beberapa orang saja yang berbicara dalam rapat.
5. Menentukan pembagian tugas antar peserta beserta deadlinenya akan memberikan tanggung jawab pada tiap peserta terhadap materi yang sudah disampaikan. Jika bisnis dijalankan oleh lebih dari 1 orang, maka setiap orang yang terlibat didalamnya juga harus menunjukkan atensinya. Bukankah pendapatan atau keuntungan finansial dari bisnis yang dijalankan juga dibagi secara adil kepada orang-orang yang terlibat dalam bisnis tersebut?
6. Membuat kesimpulan rapat sama pentingnya dengan menyusun jadwal rapat. Sebab dari kesimpulan rapat akan tercatat atau terdokumentasi apa saja yang dibahas dalam rapat. Kesimpulan juga bisa memasukkan catatan penting, misalnya jika ada usulan dari peserta rapat yang bisa diterapkan dalam menjalankan bisnis.

Pelajari lebih lanjut :

Materi tentang definisi bisnis yomemimo.com/tugas/18509621

Materi tentang contoh rapat bisnis yomemimo.com/tugas/22798872

Materi tentang mempersiapkan rapat bisnis yomemimo.com/tugas/36102912

Detail jawaban :

Kelas : Sekolah Menengah Atas

Mata pelajaran : Ilmu Sosial

Bab : 6 - Konsep Manajemen

Kode : 10.12.6

#TingkatkanPrestasimu