Jawaban:

Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif

(Pusat Arsip/ Record Center) adalah gedung atau ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola arsip inaktif.

Jenis Pusat Rekod

1. Pusat Rekod on site

adalah salah satu jenis pusat arsip yang lokasinya berada di dalam lingkungan organisasi.

Jenis ini pada umumnya sering dipilih oleh organisasi yang relatif kecil dan volume rekod inaktifnya tidak terlalu banyak. Organisasi tersebut pada umunya tidak berada di tengah kota.

2. Pusat rekod off site

Adalah Pusat Rekod yang lokasinya berada di luar organisasi. Pusat Rekod off side biasanya dipilih oleh organisasi/institusi yang berada di tengah kota, karena sewa tempat sangat mahal maka organisasi tersebut menyimpan rekod inaktifnya di luar kota.

Jenis ini pada umumnya dipilih oleh organisasi yang memiliki rekod yang volumenya besar.

3. Recod center komersial

Adalah perusahaan/organisasi yang bergerak dibidang jasa pengelola rekod.

PRINSIP DASAR PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF :

1. Murah

Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekuensi penggunaannya sudah menurun.

2. Luas

Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi.

3. Aman

Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.

4. Mudah Diakses

Penyimpanan arsip inaktif menjamin arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman, dan murah.

5. Tata Ruang

Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2 (dua), yaitu : ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.

Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna, ruang fumigasi dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk

bekerja.

Tata ruang ruangan kerja disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan.

Ruang penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan.

Apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen suatu instansi berada di gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang penyimpanan didesain khusus yang tahan api.

STANDAR RUANG PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

Beban Muatan

Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruang simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip. Sebagai dasar perhitungannya :

• Satuan volume arsip adalah meter linear (ML)

• 1 Meter Linear (ML) arsip rata-rata = 50 kg

• 1 M3 arsip rata-rata = 600 kg

• 1 M3 arsip = 12 meter linear (Ml) arsip

Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata : 1.200 kg per meter persegi.

Berat beban rak compact shelfing/roll o’pact: 2.400 kg per meter persegi.

Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10 = 12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.

Lokasi

Pusat arsip yang dekat sangat menguntungkan karena memungkinkan layanan yang diberikan tepat waktu. Pusat arsip adalah gudang dasarnya arsip yang cukup banyak, dan jenis akomodasi yang terbaik biasanya disediakan di kawasan industri atau daerah jauh dari perkotaan utama atau pusat bisnis. Lokasi yang baik untuk pusat arsip harus memperhatikan :

1. Mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai, mudah diakses (informasinya).

2. Lokasi gedung penyimpanan arsip berada didaerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip;

3. Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor. Kerugian utama dari sebuah lokasi sentral adalah biaya.

4. Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan:

a. Lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif relatif lebih murah dari pada di daerah Perkantoran.

b. Hindari daerah/ lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi;

Penjelasan: