Jawaban:

Sebagai sistem pengarsipan yang cocok untuk digunakan di desa, disarankan penggunaan sistem pengarsipan fisik berbasis kertas. Berikut adalah beberapa alasannya:

1. Ketersediaan Infrastruktur: Di banyak desa, akses terhadap teknologi digital mungkin terbatas. Penggunaan sistem pengarsipan fisik tidak memerlukan infrastruktur digital yang rumit, seperti komputer atau jaringan internet. Hal ini membuatnya lebih mudah diimplementasikan di desa yang belum memiliki aksesibilitas teknologi yang canggih.

2. Kemudahan Penggunaan: Sistem pengarsipan fisik berbasis kertas relatif mudah digunakan dan dipahami oleh masyarakat di desa. Dalam sistem ini, dokumen-dokumen dapat diatur dalam berkas atau map yang jelas, diidentifikasi dengan label yang jelas, dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang. Hal ini memudahkan proses pencarian dan pengembalian dokumen yang dibutuhkan.

3. Biaya Rendah: Sistem pengarsipan fisik cenderung lebih terjangkau secara finansial, terutama di desa yang memiliki anggaran terbatas. Dibandingkan dengan sistem pengarsipan digital yang memerlukan investasi dalam perangkat keras, perangkat lunak, dan pelatihan, penggunaan sistem pengarsipan fisik memerlukan biaya yang lebih rendah dan dapat dimulai dengan sumber daya yang tersedia.

4. Keamanan Dokumen: Dalam pengarsipan fisik, dokumen-dokumen dapat disimpan dalam ruangan yang terkunci atau brankas untuk menjaga keamanannya. Sistem pengarsipan fisik memberikan kontrol fisik langsung terhadap akses ke dokumen, mengurangi risiko kebocoran informasi atau pencurian data.

Namun, penting untuk mencatat bahwa penggunaan sistem pengarsipan fisik juga memiliki beberapa kelemahan, seperti risiko kerusakan atau kehilangan akibat bencana alam atau kesalahan manusia. Oleh karena itu, penting untuk menjaga kebersihan, keamanan, dan organisasi yang baik dalam pengelolaan sistem pengarsipan fisik di desa.