1. saat rapat berlangsung sekretaris dapat membuat notula harfiah maupun Rangkuman apa yang menjadi pertimbangan pimpinan rapat ketika meminta sekretaris untuk membuat notula harfiah2. saat rapat berlangsung notulis harus menjadi pendengar dan mencermati setiap perkataan yang diucapkan peserta berikan pendapatmu mengenai pertanyaan tersebut​

1. Ketika meminta sekretaris untuk membuat notula harfiah, pertimbangan pimpinan rapat mungkin meliputi:

- Menyimpan catatan yang akurat: Notula harfiah bertujuan untuk mencatat secara akurat apa yang dibahas dan diputuskan dalam rapat. Pimpinan rapat ingin memastikan bahwa semua informasi yang relevan dan penting terdokumentasi dengan tepat.

- Referensi untuk pengambilan keputusan: Notula harfiah menjadi referensi penting untuk rapat selanjutnya atau untuk keperluan lain yang membutuhkan informasi terkait rapat tersebut. Pimpinan rapat ingin memastikan bahwa notula tersebut berisi informasi yang lengkap dan jelas agar dapat digunakan sebagai acuan yang valid.

- Menyampaikan pesan yang tepat: Notula harfiah harus mewakili diskusi dan keputusan yang terjadi dalam rapat. Pimpinan rapat ingin memastikan bahwa notula tersebut mencerminkan dengan akurat apa yang disampaikan oleh peserta rapat, termasuk argumen, pendapat, dan rekomendasi yang diberikan.

2. Ketika rapat berlangsung, peran notulis memang menjadi pendengar aktif dan mencermati setiap perkataan yang diucapkan peserta rapat. Beberapa pendapat mengenai peran notulis dalam hal ini adalah:

- Memahami dan merekam informasi penting: Notulis harus mampu memahami informasi yang disampaikan oleh peserta rapat dan merekamnya dengan akurat. Hal ini mencakup poin-poin diskusi, keputusan yang dibuat, dan tindakan yang diambil.

- Menyoroti poin-poin penting: Notulis harus mampu mengidentifikasi poin-poin penting yang dibahas dalam rapat. Ini mencakup ide-ide kunci, masalah yang dihadapi, solusi yang diajukan, dan keputusan yang diambil.

- Menjaga netralitas: Notulis harus tetap netral dan objektif dalam mencatat informasi rapat. Tidak ada interpretasi pribadi yang dimasukkan dalam notula. Tugas notulis adalah merekam apa yang sebenarnya terjadi dalam rapat, tanpa adanya prasangka atau pengaruh pribadi.

- Menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas: Notulis harus mampu menyampaikan informasi dengan bahasa yang jelas dan ringkas. Notula harus mudah dipahami oleh semua pihak yang akan membacanya dan harus mencerminkan inti dari apa yang dibahas dalam rapat.

- Menghormati kerahasiaan: Notulis harus menjaga kerahasiaan informasi yang mungkin dibahas dalam rapat. Informasi rahasia atau sensitif harus diperlakukan dengan kerahasiaan dan tidak boleh diungkapkan kepada pihak yang tidak berwenang.

Dalam kesimpulannya, sebagai notulis, penting untuk menjadi pendengar aktif dan mencermati setiap perkataan yang diucapkan peserta rapat untuk dapat mencatat informasi dengan akurat dan memahami isi rapat dengan baik.


#SEMOGA MEMBANTU