Jawaban:

1. a. Sistem Abjad

Penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A sampai Z, kode tersebut di indeks dan diberi nama orang, nama organisasi atau instansi yang lain sejenisnya.

b. Sistem Pokok Soal Subyek

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem pokok soal yaitu penyimpanan arsip di dasarkan atas perihal surat pokok soal surat. Arsiparis terlebih dahulu perlu menentukan masalah-masalah yang dihadapi dalam surat menyurat sehari-hari.

c. Sistem Tanggal kronologis

Sistem penyimpanan dengan menggunakan tanggal kronologis yaitu sistem penyimpanan yang berdasarkan tanggal surat atau penerimaan surat. Arsiparis mempergunakan sistem tanggal kronologis untuk menyelenggarakan penyimpanan apabila kegiatan surat menyurat dalam organisasi masih berjumlah banyak sehingga dapat disatukan segala pokok permasalahan dalam satu file untuk setiap bulannya.

d. Sistem Nomor

Sistem penyimpanan dengan nomor yaitu sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor sebagai acuan. Sistem nomor merupakan sistem tidak langsung inderct filling system. Sebelum menentukan nomor-nomor yang Universitas Sumatera Utara di perlukan, arsiparis terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah- masalah, kelompok-kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subyek.

e. Sistem Wilayah

Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah ialah mengelompokkan berdasarkan wilayah geografis sehingga untuk melakasanakan penyimpanan seorang arsiparis menggunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di wilayah itu. Berdasarkan uraian penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan arsip di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah dengan menggunakan sistem tanggal kronologis. Surat-surat masuk dan keluar masing-masing disimpan di dalam satu map, dengan tidak memperhatikan permasalahan pokok dari isi surat, nomor surat atau dari mana surat tersebut berasal. Tetapi surat-surat tersebut disimpan berdasarkan tanggal masuk dan keluarnya. Dengan menggunakan sistem tanggal kronologis, arsip-arsip yang telah disimpan menjadi lebih mudah untuk ditemukan kembali bila sewaktu- waktu diperlukan. Pegawai hanya perlu mengingat kapan surat yang diperlukan tersebut datang atau keluar dari bagian Kemahasiswaan.Selain itu, ada buku agenda yang sudah berisi keterangan waktu yang dapat menunjukkan tanggal berapa surat tersebut masuk atau keluar. Buku agenda ini berguna untuk membantu pencarian surat-surat yang telah diarsipkan dengan sistem penyimpanan arsip menurut tanggal kronologis. Jadi, sistem tanggal kronologis ini sudah merupakan sistem penyimpanan arsip yang Universitas Sumatera Utara tepat diterapkan di bagian Kemahasiswaan. Sedangkan untuk kelemahan dari sistem ini, hampir tidak ada kelemahannya, karena dengan menggunakan sistem tanggal ini, proses penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan justru lebih cepat. Universitas Sumatera Utara.

f. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan.