Mengirimm sebuah surat penawaran adalah salah satu cara yang berguna untuk mengatur persyaratan transaksi, melakukan negosiasi, dan menjaga rasa hormat selama proses. Surat penawaran memberikan isyarat yang jelas tentang apa yang diinginkan, menciptakan batasan yang membatasi negosiasi, dan membuka jalan bagi pengakuan bersama mengenai hak dan kewajiban masing-masing pihak. Hal ini juga memungkinkan pihak lain untuk menyeragamkan persyaratan mereka, mengidentifikasi kesalahan dan merancang solusi untuk masalah yang timbul. Dengan demikian, surat penawaran dapat mempercepat proses negosiasi dan memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak.