Penjelasan:

Berikut unsur-unsur surat dinas dan penjelasannya:

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri dari nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.

2. Tanggal Surat

Dalam surat dinas, tanggal surat ada di sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu lagi ditulis, karena nama tempat sudah ada di kepala atau kop surat.

Namun, pada surat pribadi atau surat lamaran kerja, nama tempat harus dicantumkan. Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tanpa tanda titik di akhir.

Contoh: 21 Juli 2020

3. Hal/Perihal Surat

Hal/perihal surat adalah yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat.

Perihal berbentuk frase yang dimulai dengan huruf besar dan tidak diakhiri tanda titik serta tidak diberi garis bawah.

Contoh: Permohonan Izin Tempat

4. Nomor Surat

Surat dinas adalah surat resmi yang harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga mempunyai kode atau urutan penulisan kode dalam membuat nomor.

Contoh: 29/BB/PKBM/2019

5. Lampiran

Lampiran adalah lembar tambahan yang bisa dilampirkan. Lampiran ini bisa dalam bentuk lembaran atau dokumen lain.

Jika tidak ada lampiran, biasanya ditulis dengan tanda hubung. Lampiran dapat ditulis singkat atau ditulis semua secara lengkap.

Sedangkan penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.

Contoh:

Lamp: tiga lembar

atau

Lampiran: tiga lembar

6. Alamat Surat

Dalam menulis alamat surat, ada ketentuan yang harus dipenuhi:

Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabat, dan bukan pada nama kantor pejabatnya

Jika sudah menggunakan kata 'Kepada' diikuti jabatan atau instansi, atau 'Kepada' diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak perlu memakai 'Yth'. Gunakan salah satu saja.

Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti jabatan.

Dalam menulis kata sapaan, kata sapaan harus digunakan di depan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.

Penulisan nama jalan tidak boleh disingkat.

Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik.

Contoh:

Yth. Lurah Meral Kota

Kecamatan Meral

Kabupaten Karimun

7. Pembuka Surat

Pembuka surat dapat ditulis dalam beberapa variasi. Di antaranya yaitu:

Jika sebagai pemberitahuan atau permintaan:

Dengan ini kami beritahukan ..., Bersama ini kami sampaikan ...

Jika sebagai surat balasan:

Membalas surat Saudara tertanggal ..., Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal..., nomor ... dengan ini diberitahukan bahwa ...

Surat untuk menunjuk pada dasar surat:

Berdasarkan surat edaran ..., Sehubungan dengan surat ...

Surat yang menyatakan sebuah tujuan:

Dalam rangka memperingati ..., Dalam upaya meningkatkan ...

8. Isi surat

Berisi inti surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat, harus sesuai dengan subjeknya

9. Penutup

Penulisan penutup pada surat dinas juga memiliki aturan yang harus diketahui, di antaranya:

Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,)

Terdapat variasi ungkapan.

Berisikan ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan

10. Pengirim Surat Dinas

Pengirim surat dinas berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP. Penulisannya pengirim/penulis surat adalah:

a. Nama terang ditulis dengan tanpa kurung

b. Penulisan a.n., diketik pada sebelah kiri nama jabatan

c. Ditulis tanpa menggunakan nama kantor.