Nama indeks yang tepat untuk nama Raja Nainggolan dalam sistem kearsipan abjad adalah Nainggolan, Raja. Kemudian dapat disingkat dengan mengambil dua huruf pertama yaitu NA.

Pembahasan

Sistem alfabetis adalah sistem penyimpanan dan pengambilan arsip yang diselenggarakan dengan mengelompokkan nama orang/lembaga/organisasi. Nama-nama individu/lembaga/organisasi tercantum dalam urutan abjad.

Sistem abjad biasanya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

• Nama lebih mudah diingat oleh siapa saja
• Petugas ingin file disimpan dengan nama yang sama
• Sering mencari dan meminta file berdasarkan nama
• Banyak langganan untuk komunikasi

Keuntungan menggunakan alfabet meliputi:

• File dari nama yang sama akan dikelompokkan bersama
• Pesan masuk dan keluar disimpan berdampingan dalam satu folder
• Mudah digunakan dan cepat ditemukan
• Mudah diterapkan

Kerugian menggunakan alfabet meliputi:

• Pencarian file nama depan harus tahu nama belakang
• Surat dengan nama pengirim yang berbeda meskipun terkait satu sama lain akan disimpan secara terpisah di penyimpanannya
• Aturan indeks harus digunakan
• Ada banyak orang dengan nama yang sama, jadi Anda harus lebih berhati-hati, karena jika Anda tidak hati-hati, Anda mungkin salah menaruhnya dan mengetahuinya.

Pelajari lebih lanjut

Materi tentang sistem pengarsipan pada link berikut:
yomemimo.com/tugas/21471459

#BelajarBersamaBrainly #SPJ1