Ada beberapa tahapan atau prosedur dalam proses pengangkatan seorang diplomat, diantaranya yaitu:

Kepala negara maupun departemen luar negeri mengadakan kegiatan pendahuluan guna bertukar informasi akan kemungkinan dibukanya perwakilan diplomatik.

Setelah saling mendapatkan informasi yang dibutuhkan, masing-masing pihak kemudian mengajukan permohonan perse tujuan (agreement) untuk menempatkan diplomat (duta besar/ duta) yang diajukan oleh masing-masing pihak.

Apabila tahap kedua mendapat persetujuan antara kedua pihak, maka diplomat akan memperoleh surat kepercayaan (letter of credence).

Diplomat yang memperoleh surat kepercayaan (letter of credence) wajib menemui direktur protokol departemen luar negeri untuk memperoleh keterangan mengenai ketentuan yang harus mereka laksanakan saat bertugas.

Diplomat kemudian menyerahkan surat kepercayaan kepada pihak yang akan menerima. Surat kepercayaan wajib diserahkan secara langsung kepada kepala negara maupun menteri luar negeri negara penerima. Setelah diplomat menyerahkan surat kepercayaan, kemudian ia harus menyampaikan pidato di hadapan kepala negara atau menteri luar negeri penerima.