4 Hal Ini Akan Terjadi Apabila Dokumen Tidak Dikelola dengan Baik

Efektif dan Efisien adalah dua kata yang tidak dapat dipisahkan dan menjadi tujuan utama dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Dokumen perusahaan khususnya tentang dokumen kepegawaian, dokumen surat menyurat, arsip-arsip merupakan hal penting yang perlu dikelola dengan baik.

Berikut 4 ulasan tentang dampak yang bisa ditimbulkan apabila dokumen kantor tidak dikelola dengan baik:

1. Dokumen Mudah Hilang

Resiko banyaknya dokumen berupa kertas yang harus didokumentasi oleh perusahaan, memungkinkan salah satu dokumen terselip, hilang, ataupun rusak. Dokumen-dokumen yang berbentuk kertas, selain kekuatan bahan yang hanya bisa bertahan untuk beberapa tahun, juga harus terjaga dari kelembapan udara dan mengantisipasi jika sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, seperti bencana alam dan human error.

2. Meningkatkan Stress Pegawai

Banyaknya dokumen perusahaan, bila tidak dikelola dengan baik bisa mengakibatkan pegawai semakin stress ketika harus mencari dokumen yang dibutuhkan, tentunya hal ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal ini juga dapat menjadi salah satu faktor penghambat berkembangnya perusahaan.

3. Mengurangi Produktivitas

Produktivitas menjadi perhatian penting dan tolak ukur kinerja perusahaan. Perkembangan teknologi yang semakin pesat setiap harinya juga menuntut kinerja perusahaan untuk lebih baik, agar target perusahaan tercapai dan tidak kalah saing di dunia usaha. Tapi produktivitas perusahaan juga tidak terlepas dari tata cara perusahaan tersebut melakukan pengelolaan dokumen.

4. Follow-up Dokumen Tidak Jelas

Secara manual, prosedur keluar-masuknya surat dari sebuah instansi tidaklah singkat. Pimpinan memberikan disposisi atau mandat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Tracking tugas dimonitoring secara lisan ataupun tertulis seperti memo. Hal seperti ini sangat merepotkan, apalagi jika tidak ada kejelasan dari pimpinan karena kesibukan yang bermacam-macam sehingga tidak bisa memberikan penjelasan tugas dengan jelas.