Jawaban:

1. Arsip perlu disimpan karena agar dokumen tidak hilang dan rusak karena informasi yang berada didalamnya berguna untuk pengambil keputusan dimasa mendatang dan sebagai bukti kegiatan dari akuntabilitas suatu organisasi.

2. Sistem penyimpanan arsip adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip.

3. - Penyimpanan Arsip Sistem Abjad

- Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

- Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah

- Penyimpanan Arsip Sistem Subjek / Pokok Masalah

- Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

4. Kelebihan sistem abjad:

1) Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya

2) Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat

3) Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/lembaga/operusahaan

4) Perlengkapannya dapat dipergunakan untukbermacam-macam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap dokumen.

Kelemahan sistem abjad:

1) Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang

2) Dalam sistem yang sangat luas mebutuhkan waktu yang lama untuk menemukan surat/warkat yang diperlukan

3) Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk hurufhuruf abjad yang berlainan.

5. Daftar klasifikasi subyek adalah sebuah daftar yang berisikan sekelompok subyek. Subyek tersebut kemudian diklasifikasikan atau dikelompokkan ke dalam golongan yang berbeda-beda. Penggolongan didasarkan pada hal yang sama di antara setidaknya dua obyek.

6. Kelebihan:

1) Filing sistem yang paling sederhana dan praktis.

2) Memudahkan pelaksanaan arsip.

3) Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.

4) Sangat mudah diterapkan.

Kelemahan:

1) Hanya cocok diterapkan pada perusahaan kecil yang volume kerjanya belum begitu besar dan permasalahannya belum begitu rumit.

2) Hanya bisa digunakan untuk surat-surat yang jumlahnya sedikit.

3) Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut.

4) Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.

5) Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.

7. Kelebihan sistem wilayah:

1) Jika terjadi suatu penyimpangan bisa langsung diketahui

2) Jika wilayah sudah diketahui, akan mempermudah mencari keterangan.

Kelemaan sistem wilayah:

1) Dalam surat atau warkat jika tidak ditulis alamat secara lengkap, maka akan menyulitkan petugas, oleh karena itu petugas harus mengetahui letak geografis/wilayah

2) Bisa terjadi kesalahan jika petugas tidak mempunyai pengetahuan tentang letak geografis

3) Petugas sering memperoleh kesulitan untuk mengetahui batas-batas wilayah, oleh karena itu diperlukan buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah yang menjadi wewenang serta tanggung jawab dari masing-masing cabang dan perwakilan.

8. Kelebihan sistem nomor:

1) Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat

2) Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur

3) Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen

4) Sangat sederhana

5) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas

6) Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespodensi

Kelemahan sistem nomor:

1) Banyaknya map untuk menyimpan surat yang beraneka ragam bisa menimbulkan kesulitan

2) Lebih banyak waktu yang digunakan untuk mengindeks

3) Perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk menyuimpan arsip yang banyak.

Semangat