Untuk menggunakan sistem kearsipan subjek, kata kunci atau kata tangkap yang seharusnya digunakan adalah kata-kata yang menggambarkan subjek atau topik dokumen yang akan diarsipkan. Kata-kata tersebut dapat berupa istilah teknis atau konsep yang terkait dengan subjek dokumen tersebut, atau kata-kata yang umum digunakan untuk mencari dokumen tersebut.

Contohnya, jika kantor tersebut akan mengarsipkan dokumen tentang kebijakan pajak, maka kata tangkap yang seharusnya digunakan adalah "pajak" atau "kebijakan pajak". Jika kantor tersebut akan mengarsipkan dokumen tentang program bantuan sosial, maka kata tangkap yang seharusnya digunakan adalah "bantuan sosial" atau "program bantuan sosial".

Pemilihan kata tangkap yang tepat akan memudahkan pencarian dokumen di kemudian hari dan menjamin bahwa dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah oleh siapa pun yang membutuhkannya.