Penjelasan:

Batasi penggunaan petty cash, Meskipun petty cash digunakan untuk belanja dan pembayaran dalam jumlah kecil, pada prakteknya sering kali menjadi semakin besar. Jika terus dibiarkan, lama-lama setiap permintaan belanja akan minta tunai untuk alasan kepraktisan. Untuk itu perlu ditegaskan jumlah maksimal penggunaan petty cash per request. Misalnya: pengeluaran atau pembayaran menggunakan petty cash maksimal berjumlah Rp 300,000. Sedangkan pengeluaran yang lebih besar dari Rp 300,000 harus menggunakan kas bank.

Pertimbangkan Penggunaan Procurement Card – Procurement Card yang saya maksudkan adalah debit card khusus untuk perusahaan (atas nama perusahaan). Penggunaan procurement card sangat efektif jika volume arus belanja tunai cukup besar. Hanya saja perlu disadari bahwa procurement card mungkin hanya bisa dipergunakan untuk belanja di department store atau toko yang menerima pembayaran via debit card. Jika menggunakan procurement card, pastikan kartu hanya dipegang oleh pagawai yang ditunjuk. Lakukan serah-terima tertulis setiap buka dan tutup kantor.

Berlakukan Otorisasi Terbatas, Misalnya: setiap permintaan belanja dengan petty cash bernilai lebih dari Rp 100,000 memerlukan approval dari Manager. Sedangkan pengeluaran dalam jumlah yang lebih kecil tidak memerlukan approval khusus. Bisa saja approval diberlakukan untuk semua jumlah transaksi, hanya saja waktu manajer akan terlalu banyak tersita oleh aktifitas approval petty cash. Tidak efisien.

Batasi Persediaan Petty Cash, Misalnya: Jumlah persediaan petty cash per hari maksimal Rp 1,000,000. Logikanya sedehana: semakin sedikit jumlah uang tunai di dalam petty cash box, semakin kecil minat orang untuk mencuri atau menggelapkan. Mereka akan menghitung, risikonya jauh lebih besar dibandingkan hasilnya jika sampai tertangkap.

Pergunakan Petty Cash Voucher berseri . Setiap pengeluaran petty cash, selain nota selalu harus disetai voucher bernomor seri. Hal ini sangat dibutuhkan agar setiap petty cash log (jurnal) selalu disertai nomor, sehingga bisa dibandingkan dengan bukti transaksi saat audit.

Lakukan Audit Fisik Petty Cash. Biasakan agar atasan pegawai yang memegang petty cash melakukan penghitungan fisik di setiap penutupan jam kerja. Cash manager atau treasury atau chief accounting (siapapun yang ada diantara mereka) perlu melakukan audit fisik secara mendadak (tidak berjadwal). Audit mendadak sangat efektif untuk menemukan keanehan-keanehan dalam penggunaan petty cash. Jangan kaget jika pada saat audit ditemukan begitu banyak uang kecil yang dipinjamkan atau uang kembalian yang belum disetor. Itu nyaris terjadi di setiap perusahaan. Tegaskan bahwa itu adalah bentuk pelanggaran. Jika di audit berikutnya masih ditemukan, berikan teguran tertulis. Saya pribadi saat menjadi chief accountant sekitar 10 tahun yang lalu, disamping melakukan audit mendadak, saya juga melakukan audit menyeluruh (nota, voucher, petty cash log, amount per transaksi dan fisik) setiap kali petugas meminta otorisasi pengluaran cek untuk mengisi petty cash box.