Penjelasan:

Perbedaan antara Sistem Nomor Dewey, Sistem Nomor Urut dan Sistem Terminal Digit akan dijelaskan di bawah ini.

Pembahasan

Sistem Nomor Dewey

1. Pengertian

Sistem nomor decimal dewey adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor klasifikasi decimal dewey atau sering disingkat DDC. Klasifikaasi decimal dewet diciptakan oleh Melvil Dewey dengan metode persepuluhan. Klasifikasi ini diciptakan sebagai kode penyimpanan buku di perpustakaan, namun dapat dipergunakan untuk penyimpanan arsip.

2. Ciri-Ciri Klasifikasi Decimal Dewey

Semua permaslahan yang ada dalam lembaga atau organisasi dikelompokkan menjadi 10 masalah utama, dan diberi kode dengan angka ratusan dari 000, 100, 200 sampai 900.

Tiap-tiap masalah utama dijabarkan menjadi 10 submasalah diberi kode dengan angka puluhan dari 00, 10, 20, sampai 90

Tiap-tiap sub masalah dib=jabarkan menjadi 10 sub-sub masalah, diberi kode dengan angka satuan dari 0, 1, 2, 3 sampai 9.

3. Fungsi DDC

- Sebagai pedoman dalam menentukan kode penyimpanan surat

- Sebagai dasar menentukan tempat dan alat penyimpanan surat

- Sebagai bantuan untuk menemukan kembali surat

4. Jenis Perlengkapan dan Peralatan yang Dibutuhkan dalam DDC

- Filing Cabinet

- Guide

- Folder

- Kartu indeks

- Rak Sortir

5. Penyimpanan Dengan Menggunakan Sistem Ini :

- Memeriksa berkas

- Mengindeks

- Mengode

- Menyortir

- Menempatkan

Sistem Nomor Urut

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut.

1 - 100 (kode laci)

     1 - 10 (kode guide

     11 - 20

            11 (kode hanging folder)

            12

            13

            14

            15

            16

            17

            18

            19

         20

101 - 200

Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.

a) Filing cabinet

b) Guide

c) Hanging Folder

d) Kartu Indeks

e) Buku Nomor

Sistem Terminal Digit

Sistem nomor terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor urut pada buku arsip.

Buku arsip adalah buku  yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan.

Prosedur penyimpanan surat menurut nomor terminal digit :

1. Pemeriksaan surat

2. Pembacaan surat

3. Pencatatan surat pada buku arsip

4. Pemberian nomor kode penyimpanan diambil dari nomor pada buku arsip, jika surat dalam buku arsip dicatat urut nomor 0321 maka surat tersebut diberi kode penyimpanan 0321

5. Pembuatan kartu indeks

6. Penyortiran

7. Penyimpanan