Jawaban:

Perancangan Business Intelligence Competency Center pada Pengelolaan Data Alumni: Upaya Mendukung Monitoring Kualitas Alumni di Universitas Negeri Manado.

Penjelasan:

Sistem pengelolaan atau penelusuran alumni berbasis komputer dapat meningkatkan pengelolaan dokumentasi alumni. Akan tetapi, dokumentasi alumni tersebut menjadi kurang optimal jika tidak dapat menghasilkan informasi-informasi bagi pengelola dalam memonitor dan mengevaluasi kualitas alumni. Penerapan Electronic Business Intelligence Competency Center (E-BICC) dalam pengelolaan data alumni di tingkat fakultas suatu perguruan tinggi menekankan penerapan BICC dengan media Internet sehingga mengedepankan aspek aksesibilitas dari manajemen seperti dekan, ketua jurusan dan bagian kemahasiswaan untuk mendapatkan informasi terkait alumni. Pengelolaan data yang baik dan penyediaan informasi yang maksimal terkait profil alumni, masa tunggu alumni untuk mendapatkan kerja, institusi pengguna alumni dan lain-lain. Selanjutnya mengoptimalkan proses monitoring kualitas alumni untuk peningkatan kualitas alumni secara berkelanjutan. Oleh karena itu, perlu dianalisis tentang perlunya BICC dalam proses pengolahan data alumni tersebut. Perancangan BICC pada Fakultas Teknik Universitas Negeri Manado menggunakan Business Intelligence Roadmap meliputi fase justification, planning, dan business analysis mengusulkan solusi BICC yang dapat memenuhi kebutuhan informasi pihak eksekutif untuk monitoring data alumni. Kebutuhan informasi meliputi jumlah peserta untuk setiap periode wisuda berdasarkan program studi, angkatan dan jenjang; tren IPK dan masa studi alumni per setiap periode wisuda serta laporan relasi atau keterhubungan antara IPK dan masa studi alumni untuk melihat langkah-langkah dalam meningkatkan kualitas alumni.

Dalam merancang dan mengimplementasikan BICC di Fakultas Teknik Universitas Negeri Manado dilakukan acuan menggunakan metodologi Business Intelligence Roadmap hanya meliputi fase analisis sebagai berikut :

1) Fase Justification

Fase justification berfokus dalam melakukan evaluasi dan assessment terhadap kebutuhan bisnis yang memberi dorongan terhadap pengembangan awal dari proyek BICC. Fase ini membahas mengenai business case assessment yaitu evaluasi terhadap kebutuhan bisnis. Selain itu juga mendefinisikan masalah dan peluang bisnis kemudian mengajukan solusi BICC terhadap hal-hal tersebut.

2) Fase Planning

Fase planning berfokus dalam mengembangkan rencana strategis dan taktis yang menghasilkan bagaimana proyek BICC akan dikerjakan dan diselesaikan. Fase ini terbagi menjadi beberapa tahap sebagai berikut :

a. Enterprise Infrastructure Evaluation

b. Project Planning

3) Fase Business Analysis

Fase business analysis berfokus dalam melakukan analisis yang mendetail dari masalah dan peluang bisnis untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam dari kebutuhan bisnis terhadap solusi produk. Tahap yang dilewati dalam fase ini yaitu sebagai berikut.

a. Project Requirement Definition

b. Data Analysis

c. Application Prototype

d. Metadata Repository Analysis

Pemenuhan kebutuhan para pengambil keputusan di Fakultas Teknik Universitas Negeri Manado dalam menganalisis data-data yang ada, terdapat hal-hal yang harus dipenuhi oleh aplikasi Electronic Business Intelligence Competency Center (E-BICC) antara lain :

1. Mampu menampilkan laporan alumni berdasarkan periode wisuda, masa studi dan IPK bentuk laporan yang detail maupun secara rangkuman;

2. Mampu menampilkan pergerakan atau trend data berupa informasi alumni dan periode wisuda;

3. Mampu memberikan analisis data dalam bentuk report yang sistematis dan jelas, sehingga pimpinan fakultas dan jurusan bisa memonitor kualitas alumni, memberikan keputusan, tindakan maupun arahan dari informasi yang ditampilkan.

Sebelum diterapkan sistem BICC sebagai suatu solusi dalam mengatasi permasalahan, ada faktor-faktor yang dijadikan pertimbangan yaitu :

1. Dilihat dari analisis kebutuhan bisnis, dibutuhkan informasi-informasi yang sesuai,  tepat, dan akurat yang menjadi landasan untuk melakukan tindakan atau mengambil keputusan dalam memonitor kualitas alumni.

2. Hasil evaluasi sistem pengambil keputusan yang sedang berjalan, ternyata belum bisa memenuhi harapan dari pihak pengambil keputusan. Hal-hal yang belum ada adalah bagaimana cara mempresentasikan informasi yang dibutuhkan ke hadapan pihak eksekutif secara jelas dan bagaimana menvisualisasikan sebuah analisis data agar dapat dengan mudah dimengerti.

Keuntungan :

1. Meningkatkan kapabilitas dalam monitoring dan pengambilan keputusan guna meningkatkan pelayanan dalam kegiatan yang terdapat dalam pengolahan data alumni,

2. Meningkatkan kinerja kegiatan dalam melayani alumni dan pimpinan, dan

3. Menghasilkan analisis proses pengolahan data yang dilakukan.