Jawaban:

"Kelebihan dan Kekurangan Arsip Elektronik"

Teknologi telah hadir untuk memberikan kemudahan termasuk kemudahan dalam melakukan pekerjaan kantor. Kemudahan ini diharapkan akan menjadikan kerja kantor menjadi lebih baik. Berikut ini adalah keuntungan pengelolaan arsip elektronik apabila dibandingkan dengan arsip konvensional:

Proses penemuan dan penyajian dapat dilakukan dengan cepat dan lengkap. Lengkap berarti segala sesuatu yang diperlukan dapat diperoleh tanpa ada yang terlewatkan.

Penyaluran atau distribusi informasi dapat dilakukan dengan cepat dan dalam waktu yang sama oleh semua pihak.

Penyimpanan informasi secara terpusat sehingga dapat menghindari adanya duplikasi informasi.

Tingkat keakuratan penyimpanan yang tinggi.

Penghematan kertas dan ruang karena arsip disimpan dalam bentuk digital.

Pengindeksan fleksibel dan dapat dimodifikasi sesuai perkembangan prosedur.

Sedangkan kelemahan dalam pengelolaan arsip elektronik adalah sebagai berikut:

Biaya pengadaan system relatif mahal. Meskipun pengadaan system ini dapat dijadikan investasi dalam organisasi.

Kemungkinan adanya manipulasi atau perubahan informasi

Ketergantungan terhadap software dan hardware yang selalu berkembang.

Terbatasnya daya tahan media fisik penyimpanan arsip elektronik.

Kesulitan dalam berbagi file apabila format berbeda atau karena masalah ketersediaan jaringan.

Kemungkinan adanya kerusakan file tanpa adanya indikasi, seperti server yang terserang virus komputer atau kesalahan personal yang tidak sengaja menghapus file secara permanen.

"Kemudahan Manajemen Arsip Elektronik"

Kelebihan yang jelas tampa kdari adanya arsip elektronik adalah kemudahan yang ditawarkan dalam pengelolaan arsip. Kemudahan-kemudahan yang dapat dirasakan apabila menggunakan arsip elektronik menurut Sugiarto adalah sebagai berikut:

1. Mudah dioperasikan

Di dalam komputer terdapat program-program yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. Konsep ini biasa dikenal dengan istilah Human Computer Interactive. Sebagai contoh, apabila kita ingin mencetak dokumen maka hanya cukup menekan ikon print (pastikan komputer sudah terhubung ke printer), untuk menyimpan dokumen cukup menekan ikon Save atau Save As, dan lain sebagainya.

2. Tampilan menarik

Komputer mampu memberikan tampillan yang menarik ditambah dengan pengguna dapat melaukan kostumisasi sehingga pengguna dapat mengatur tampilan desktop sesuai keinginan.

3. Fasilitas pencarian dokumen

Komputer mampu mencari dokumen dengan waktu yang cukup singkat. Pengguna cukup mengetikkan keyword (Kata kunci) pada tab pencarian dan tidak membutuhkan waktu lama bagi komputer untuk menemukan file dengan keyword tersebut. Berbeda dengan arsip konvensional yang mengharuskan kita untuk mencari file satu persatu.

4. Pencatatan lokasi fisik dokumen

Pengguna diberikan kemudahan untuk menemukanlokasi penempatan dokumen hard copy yang diinginkan. Pengguna dapat mengetahui lokasi gedung, bangunan, ruang, kabinet tempat arsip disimpan.

5. Fasilitas gambar dan suara

Penggunaan alat scanner memungkinkan pengguna mentransfer file fisik ke dalam komputer dalam bentuk visual, ditambah dengan fitur perbaikan kualitas gambar, seperti mempertajam, mencerahkan, dan lain sebagainya.

6. Keamanan data

Di dalam komputer memungkinkan adanya jaminan keamanan dengan menggunakan ID pengguna dan password, sehingga hanya orang berkepentingan atau yang mengetahui ID dan password yang dapat mengakses arsip. Penyimpanan ganda arsip dengan menggunakan CD atau DVD juga dapat menambah keamanan arsip dan sebagai backup apabila file arsip di komputer terserang virus atau terhapus.

7. Retensi otomatis

Penyimpanan arsip dengan komputer memungkinkan adanya pemeriksaan otomatis retensi dokumen. Jika ada dokumen yang kadaluarsa akan diberi peringatan untuk selanjutnya ditindaklanjuti pengguna, apakah file tersebut dimusnahkan atau didokumentasikan dalam dokumen pasif. Dokumen pasif maksudnya doumen tersebut dinonaktifkan dan di bakup dalam penyimpanan eksternal, dan dapat diaktifkan kembaii jika diperlukan.

8. Laporan kondisi arsip

Arsip elektronik memberikan kemudahan untuk enyusun laporan kearsipan yang dibutuhkan oeh manajemen. Laporan kondisi arsip dapat dibuat sesuai format dan isis yang ditetapkan pengguna, seperti laporan arsip berdasarkan pengirim, berdasarkan klasifikasi, dan lain sebagainya.

9. Bisa dihubungkan dengan jaringan komputer

Pengguna dapat menghubungkan system arsip dengan system jaringan baik yan glokal maupun Wide Area Network. Dengan menghubungkan system ke dalam jaringan, memungkinkan pengguna memeakai system secara multiuser.

10. Memungkinkan fasilitas OCR

Fasilitas OCR adalah fasilitas yang dapat memudahkan pengguna memproses suatu dokumen tanpa harus mengetik ulang dokumen tersebut. komputer dapat mengirim dokumen tersebut ke tujuan tertentu sesuai keinginan dengan cepat dan mudah dengan menggunakan layanan email atau faximile.